Guarda de documentos empresariais: veja os prazos e como armazená-los

A guarda de documentos empresariais é uma prática fundamental para qualquer empresa. Além de ser uma exigência legal, manter registros organizados e acessíveis pode trazer diversos benefícios para o negócio. Neste artigo, vamos abordar os prazos estabelecidos pela legislação brasileira para a guarda de documentos empresariais, bem como dar dicas sobre como armazená-los adequadamente. Se você é um leigo no assunto, não se preocupe! Explicaremos tudo de forma simples e fácil de entender.

Por que a guarda de documentos é importante?

A guarda adequada de documentos empresariais é essencial por vários motivos. Em primeiro lugar, ela permite que a empresa cumpra suas obrigações legais. Existem diversas leis e regulamentos que estabelecem prazos específicos para a guarda de determinados documentos, como contratos, notas fiscais, balanços contábeis, entre outros.

Além disso, manter uma boa organização dos documentos facilita o acesso rápido às informações quando necessário. Isso agiliza processos internos e contribui para uma tomada de decisões mais embasada.

Outro motivo importante é a segurança da informação. Ao guardar os documentos corretamente, evitamos perdas, extravios ou até mesmo o acesso indevido por pessoas não autorizadas. A proteção dos dados da empresa e dos clientes é algo fundamental nos dias atuais.

Prazos para guarda de documentos

Os prazos estabelecidos para a guarda de documentos podem variar dependendo do tipo de documento e da atividade da empresa. Abaixo, listamos alguns exemplos dos prazos mais comuns:

• Contratos: devem ser guardados por pelo menos 5 anos após o término da vigência.
• Notas fiscais: é recomendado manter as notas fiscais de compra e venda por um período de 5 anos.
• Balanços contábeis: devem ser mantidos por um período mínimo de 10 anos.
• Comprovantes de pagamento de impostos: é recomendado guardar os comprovantes por pelo menos 5 anos.
• Documentos trabalhistas: como contratos, recibos de salário e registros de ponto, devem ser mantidos por pelo menos 5 anos após o desligamento do funcionário.

Esses são apenas alguns exemplos e cada tipo de documento pode ter prazos específicos estabelecidos pela legislação. É importante que a empresa consulte um profissional especializado na área contábil ou jurídica para garantir a conformidade com as leis.

Como armazenar documentos empresariais corretamente?

Agora que você já entendeu a importância da guarda de documentos empresariais e conhece os prazos estabelecidos, vamos falar sobre como armazená-los corretamente. Existem algumas boas práticas que podem ajudar nesse processo:

Organização física

Uma das primeiras etapas para uma boa organização é separar os documentos por categorias. Por exemplo, você pode criar pastas separadas para contratos, notas fiscais, declarações fiscais etc. Dentro de cada pasta, organize os documentos em ordem cronológica ou alfabética para facilitar a localização posteriormente.

Além disso, utilize etiquetas nas pastas para identificar o tipo de documento e a data inicial e final do período abrangido. Dessa forma, você evitará confusões futuras.

Armazenamento digital

Nos últimos anos, o armazenamento digital tem se mostrado uma opção cada vez mais viável para a guarda de documentos empresariais. Além de economizar espaço físico, essa modalidade oferece maior segurança e facilidade de acesso às informações.

Para armazenar documentos digitalmente, é necessário investir em um sistema adequado. Existem diversas opções no mercado, como softwares de gestão documental ou serviços na nuvem. Avalie as necessidades da sua empresa e escolha a solução que melhor se adapte ao seu perfil.

Ao digitalizar os documentos físicos, certifique-se de que eles estejam legíveis antes de descartá-los. Faça backup regularmente dos arquivos digitais e mantenha-os protegidos por senhas ou criptografia para garantir a privacidade das informações.

Descarte seguro

Após o cumprimento dos prazos estabelecidos pela legislação, é importante realizar o descarte seguro dos documentos empresariais. Isso evita que informações sensíveis caiam em mãos erradas e também contribui com a organização da empresa.

Existem empresas especializadas na prestação de serviços de descarte seguro. Elas realizam a trituração ou incineração dos documentos, garantindo que não haja possibilidade de recuperação das informações contidas neles.

Antes do descarte, verifique novamente se todos os prazos legais foram cumpridos e se não há mais necessidade de manter os documentos guardados.

Conclusão

A guarda de documentos empresariais é uma atividade essencial para qualquer empresa. Além de ser uma exigência legal, ela traz benefícios como o cumprimento das obrigações legais, facilidade de acesso às informações e segurança da informação.

É importante conhecer os prazos estabelecidos para a guarda de cada tipo de documento e seguir boas práticas de organização e armazenamento físico e digital. Dessa forma, você estará garantindo a conformidade com a legislação e facilitando o dia a dia do seu negócio.

Lembre-se também que é fundamental consultar profissionais especializados na área contábil ou jurídica para obter orientações específicas sobre a guarda de documentos empresariais no contexto da sua empresa.

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